PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB DI KECAMATAN XYZ

Abstract

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu
instansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi
dengan pihak- pihak secara eksternal maupun internal. Setiap hal yang menyangkut
kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat. Kantor
Kecamatan XYZ merupakan instansi pemerintah yang bertugas untuk menjalankan
kewenangan pemerintah. Dalam melakukan tugasnya, kantor ini banyak terlibat dalam
surat menyurat. Bagian Kepegawaian dan Umum menangani pengarsipan surat masuk dan
surat keluar di Kantor Kecamatan XYZ. Saat ini masih ada beberapa kendala dalam
pengarsipan surat, seperti tidak semua surat terarsipkan dengan baik, pembuatan
penindaklanjut tujuan disposisi dari kepala bagian ke bagian bersangkutan yang terkadang
memakan banyak waktu, dan hilangnya surat. Untuk itu, diperlukan sistem informasi
yang mampu menangani pengarsipan surat dalam penyimpanan maupun pencarian suatu
dokumen yang dibutuhkan diwaktu yang cepat, tepat dan terperinci. Sehingga dapat
mempercepat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.